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很多人都知道雲爸是不用Line的,為什麼不用Line?

因為Line 的備份訊息實在太難用,換手機居然會刪除訊息

我手機太多支,常常會因為測試手機,主要手機會換來換去的,而Line更換手機有點麻煩,一次也只能登入一支手機

雖然也有其他備份Line訊息的方法,但我沒那麼多美國時間來備份,所以我就懶的用它了。

平常也都使用FB來聯絡事情,可是不熟的真的不太想給私人FB,那怎麼辦?

ChatWork 是一個來自日本的通訊軟體,專為公事群聊,Android / iPhone / PC 通通相容 

 

我不用Line,我用ChatWork 雲端會議室 -  公私分明  卓越效率

某天跟朋友聊起這件事情,他推薦了我試試看ChatWork這套日本的企業通訊軟體來測試看看,我用了幾天後再把阿妹仔一起加入測試的行列,發覺還蠻簡單容易上手的,這邊也來跟大家分享這個好軟體。

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ChatWork 除了可以在pc上使用以外,也有手機app的版本,不管是ios或是android系統都能夠下載使用。

PC版下載點:http://www.chatwork.com/zh-tw/download/

IOS 下載點:http://goo.gl/roQJ1M

Play商店下載點:http://goo.gl/dkpM7U

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一開啟APP後就會告訴你ChatWork 最重要的三項功能,

「群組交談」可以藉由交談將想傳達的事項確實且簡潔的告知對方。

「工作管理」可以管理溝通過程中產生的代辦工作。

「檔案管理」即使是大容量的檔案也能輕鬆共享,並統一管理檔案。

核心價值就是這三個部分,對於工作上來說真的是最常使用的三項功能。

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公司內部目前在使用的不方便給大家看,另外申請了個帳號測試給大家瞧瞧。簡潔的APP介面,主要功能都在最下方的部分,包含交談、工作、聯絡人與帳戶資訊等等。

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工作裡頭又有分我的工作,與交辦的工作。能夠很快速的觀看工作的進度與交辦的狀態,這個對於公事上的專案管理時,就能夠非常的清楚明白不會搞混。

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在設定裡頭還可以調整傳送圖片與影片的品質,不像某些通訊軟體都會自動壓縮,有時候工作上就是需要原始檔案,這時候就會覺得ChatWork 跟一般的通訊軟體走出區別來。

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在電腦上使用的時候,所有的設定都可以在這個畫面上完整操作,最重要的是,除了可以直接下載專屬的軟體來安裝,現在只需要開啟瀏覽器就能夠使用,這對於我這種有桌機又有筆電,隨時點開就能使用,超級方便。

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我發現ChatWork的粉絲團也蠻有趣的,我發現了幾張圖直接點出了這套軟體重點的部分。

 

上班族的出人頭地秘笈一:快刀斬亂麻】
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必勝心法>
一鍵展開工作任務,如刀!
一手轉貼會議內容,精確!
一眼洞悉工作進度,時完成!

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上班族的出人頭地秘笈 二:影分身之術】
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必勝心法>
分身乏術,是菜鳥的專利。
幹練的職場強者,就該學會分、身、術!

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上班族的出人頭地秘笈 三:隔空取物】
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必勝心法>
隨時隨地,雲端管理檔案有備無患。
無時無刻,分享工作內容隨傳隨到。
隔空取物94狂。

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以上三個都是我個人覺得用到目前最方便的功能,下面再來繼續跟大家分享使用的情境。

 

跟聯絡人一對一的交談這個應該沒什麼問題,如果對方有將資料填寫完整你將可以一覽全部的資訊。當然,訊息都是同步的,出門在外直接用手機溝通,回來辦公室可以馬上使用電腦來回應。

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跟對方交談時,可以透過新增項目來使用,像是新增工作、拍攝照片或影片、選取照片、語音錄音、定位服務(可以直接傳送目前所在地點,如果是業務在外面拜訪,這樣主管就可以立馬得知底下的人員目前在哪)、選取影片。

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透過交辦工作,就能夠很清楚了解進度。

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在電腦上的顯示方式

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點選工作內容就能看見負責人與交辦的對像是誰,以及訊息的內容。

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還可以編輯工作的內容

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一對一的交談,大部分通訊軟體都沒什麼問題,在ChatWork則是多了交辦工作讓對方能更清楚工作內容,也能讓自己掌控工作進度。ChatWork 真正強大的地方還是在於群組上的溝通使用,包含了指定交談對象,以及檔案共享功能,這對於專案管裡來說都是非常重要的工具。

 

首先先建立一個新的群組,把要加入群組的使用者新增即可。

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對方的交談介面也會多了一個群組

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只要點下對話框裡頭迴紋針的圖示,就能夠上傳檔案。

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就像這樣即完成了上傳的動作

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可以直接預覽內容,不用非得下載下來,當然另一個好處就是可以直接下載到電腦儲存,有時候就是在內部做溝通時,會有需要傳檔案的時候,這時候透過ChatWork就可以傳送檔案並且記錄下來,之後要找尋檔案也可以很快速搜尋到。

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ChatWork也擁有檔案管理的功能,上傳的所有檔案就能在這看到,並且還能看自己已經使用多少容量,還剩多少空間。

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如果覺得不夠使用,也可以花錢來升級容量,如果是公司用途,倒是非常值得來升級使用。

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另外也支援視訊通話與語音通話的服務,可以選擇單獨或是全部一起,讓你靈活的運用。另外使用語音通話時,聲音的清晰度與穩定度很棒,比起使用LINE通話時的聲音與順暢度我覺得ChatWork更無延遲的感覺。我現在公司內部在使用時,如果需要通話也都改ChatWork來溝通。

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另外是我個人非常喜歡的功能,使用其它通訊軟體時,在群組通常會有一個問題就是如果要對某人說話時,根本就沒辦法指定訊息要給誰,一發出去大家都以為在跟他說話。在ChatWork上就沒有這問題,直接選擇對話框內的”TO”,然後選擇群組內的任何一個成員即可,這樣就能夠很清楚的知道是這則訊息是要給誰。

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也能夠在群組裡頭直接交辦工作,交辦的部分可以使用單獨某一個成員,或是全部成員都交辦,分的非常清楚。在交辦的工作項目裡頭,可以發現同一個交辦工作分成兩項,那就是分別給不同的成員,這樣就能分別追蹤成員的工作進度,而不會混在一起,也能夠更快速的掌握進度。

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不同的對話群組,不同的交辦工作功能,跟以往使用的類似通訊軟體相比之下,一切更為清楚,也不怕搞混了。加上因為是雲端系統,在執行速度上來說非常順暢,多人使用下也不會有不順暢的問題。

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現在我公司內部也逐步在測試使用,加入的人員也越來越多,而且使用其它通訊軟體其實還有資料外流的隱憂,像是Line或是facebook的詐騙層出不窮,這點在ChatWork上可以放心不少,因為它們與KDDI株式會社共同開發了資訊安全的強化,通訊的全部內容都採用SSL將資料加密,第三者無法解讀內容,所有上傳的檔案,也採用安全等級最高的AES256加密,萬一員工離職之後,也可以直接刪除帳戶,防止資訊外流。

 

這些都是一般通訊軟體所無法擁有的功能,對於一個稱公事專用的軟體而言,ChatWork是我目前用起來最順手與安全的,這下我總算可以擺脫主管一定要我使用Line的問題了,只要跟拿出安全性這個問題就可以打死了。

 

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