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Jason Fried對於工作有個極端的理論:辦公室根本不是工作的場所。

在TEDxMidwest會議上,他提出了幾個辦公室的問題(他稱之為M&Ms),並提出幾個建議,可以改善這些問題。

我要來談工作 精確的說,為什麼上班時 沒辦法完成工作 這情形大家應該都遇過 我們從頭開始 很多公司、非營利企業、慈善機構 等等公司行號 都有員工 或是志工之類的 主管們會希望員工 好好工作 至少努力工作 這是基本要求,能拿出優秀的成績 是最好的 所以他們通常會決定 員工通通要到同一地點 上班工作 所以公司行號、各大機構 除非你住非洲,會比較幸運 否則通常都會被要求 每天進辦公室 所以這些公司 需要辦公室存在 用買的或租下辦公大樓 或是租個地方 放滿東西,將就著用 辦公室放滿桌椅、 電腦設備、 軟體、 網路連線 或許加個冰箱等等東西 老闆們希望員工,或志工們 能每天上班,做出一番成果 聽起來是個合理要求

但如果你親自訪問這些人 甚至問問自己 問自己: 你真想把事情做好的時候,會去哪裡? 通常你會聽到的回答 都不是這些公司們所想的 你如果問:你真想把事情做好的時候, 會去哪裡? 通常有三類答案 第一:地點 第二:移動的物體 第三:時間

我舉例一下 這問題我已經問十幾年了 我問:你想把事情做好的時候,會去哪裡? 我得到的答案有:門廊、桌前、 廚房、 房子裡額外的小房間、 地下室、 咖啡店、圖書館 還有像是火車、 飛機上、車裡,關於交通的答案 也有人回答 「其實跟地點沒關係,」 「只要是在清晨、深夜、週末的時候就可以」 幾乎沒人講辦公室 但公司花大錢設置辦公室 還要求大家一定要進辦公室 但員工卻無法在辦公室內完成工作

搞什麼? 為什麼? 為什麼會這樣? 

如果你深究的話 會發現 通常 大家上班時 一個工作天其實 是分很多片段的 

這就是辦公室的情況 已經不是工作「天」,而是工作「片刻」 進辦公室好像走進榨汁機一樣 一天就這樣被榨成片段 這邊15分鐘,那邊30分鐘的拼湊 常常有什麼事,就得分神去處理 跑去做別的事之後,再專心個20分鐘,就中餐時間了 然後又有別的事要做, 再專心15分鐘,然後有人跑來問你的問題 等你回神,就五點下班時間了 然後回顧一整天 發現你根本什麼也沒做 我們應該都遇過這種情況 也許昨天就是這樣 前天也是、大前天也是 每天回顧,恍然發現什麼事也沒做 我進了辦公室 我坐在電腦前,打著昂貴電腦 用著他們裝的軟體 開上頭要我參加的會議 打打電話之類的事 但其實什麼都沒做 我做「瑣事」而已 其實正經事都沒做

尤其你會發現,有創意的人– 設計師、程式設計師、 作家、工程師、 工作必須思考的人 都需要 連續、不被打擾的時間才能將事情做好 

你不能要求一個人,用15分鐘時間想創意 或想出辦法解決問題 可能會有很快的一個想法 但真想要徹底想出解決方案 就一定需要長時間、不被打擾的時間 正常一個工作天是八小時 你們有多少人在辦公室,八小時都是自己的時間? 七小時? 六?五?四? 你什麼時候真的在辦公室獨處過完整3小時? 兩小時?或許一小時? 很少人在辦公室真的有 長時間、不被打擾的時間 這就是為什麼大家選擇在家工作 他們也許可能會進辦公室 但都是在很早的時候 或是很晚,大家都離開時 等到沒人,或是周末進辦公室 又或是在飛機上把工作做完 或是在車上、火車上 因為這樣才不會被打擾

干擾有很多種 但有些並非不好 我們等會兒再談 這種短暫工作時刻的 整個現象 讓我想到另一件事 當你做這件事的時候也不能被打擾 就是睡覺 睡覺跟工作習習相關 不是因為睡覺時無法工作 工作時不能睡覺 我不是要講這個 我要講的是 睡覺和工作 都是階段性的 或稱做時期性的 所以睡覺也是很多階段、時期 — 說法有很多種 總共有五個階段 為了進到最深沉的階段 就必須從最初那一階開始 如果你第一階段就被打擾 可能有人翻身碰到你 或許是有什麼聲音之類的 你沒辦法回到原本階段繼續睡

如果被打擾後醒來 就必須重頭開始 就得回到前幾個階段重來 很常發生的情況是 — 有時候你會發現 當你八點起床,或七點起床 隨便幾點 起床後就想,天哪,我沒睡好 我有睡阿 — 我爬上床、躺下 但沒有真的睡著 我們說去睡覺 其實不是一倒下就睡著,而是進入夢鄉 是需要時間的,一階一階慢慢來 如果被干擾,當然就睡不好 整夜一直被打擾 能睡的好嗎? 應該不行吧 在辦公室裡不斷被打擾 是要怎麼把工作做好啊? 在辦公室裡一直被打擾 要員工怎麼把事情做好? 對我來說,一點也不合理

那這些干擾只發生在辦公室 其他地方不會發生嗎? 其他地方也是會有干擾 或許會跑去看電視 或是散個步 到樓下冰箱拿個飲料 躺一下沙發等等 如果你和一些主管談過 他們會說,他們不喜歡員工在家工作的原因 是因為容易受干擾 他們也說 偶爾會這樣說 “如果我看不到人影,怎麼知道他在工作?” 這理由很荒繆,但他們都用這藉口 我也是經理 所以我懂 但我們要改善這情形 可是他們常會舉例 “我不能讓員工在家工作” “因為他們會看電視、做別的事” 但其實這些讓你分心的事,並不是真的干擾 因為這些干擾是自願性的 你自己決定什麼時候看電視 開什麼、關什麼、用什麼 決定什麼時候下樓、散步 而辦公室裡的大多數干擾 讓人們無法好好工作的 都是非自願的 我來解釋一下

所以,上司、老闆們 常會告訴你,工作時真正會讓你分心的是 Facebook和Twitter 還有Youtube等其他網站 

他們甚至會完全禁止 上班瀏覽這些網站 你們有些人的公司可能會擋某些網站 

這是中國嗎? 搞什麼? 上班時候不能逛某些網站 因為逛了之後員工會不想工作? 

是因為他們玩Facebook或Twitter? 大瞎了吧,根本是胡扯 

今日的Facebook、Twitter、YouTube 等於是以前的抽菸時間而已 

十年前,上班時間溜出去15分鐘抽個菸 根本沒人管 現在為什麼偶爾上個Facebook、Twitter、YouTube 就意見一大堆? 

這些根本不是真正的問題

真正的問題我稱做是 M&M’s 經理(managers)和會議(meetings) 這才是現今辦公室裡最大的問題 員工沒辦法順利完成工作 就是因為M&M’s 有趣的事來了 很多人說他們工作的地方– 在家、車上、飛機上、 深夜、清晨 通常都沒有經理和會議 也許有很多其他干擾,但沒有經理和會議 這兩樣其他地方沒有 唯有辦公室裡會出現 經理的工作基本上 就是去打擾別人 他們的工作大概就這樣,打擾別人 沒有真正要做的事 所以只好確保大家都在做事,變成干擾 現在世上很多經理 世界上也很多人 因為這些經理,所以很多干擾 他們很愛跑來「嘿,還好嗎?」 「報告你的進度」等等 而且都會在錯誤時機來打擾 正當你要好好做正事時 他們就會跑來煩你

蠻糟的吧 經理們會做的另一件更糟的事 就是會議 會議根本就有毒 很糟、劇毒的東西 會在工作時毒死你 我們心知肚明 會議不會是員工隨意召開 不可能的 所以經理召開會議 讓員工聚在一起 然後無敵煩的事情發生了 “嘿,聽著” “馬上找十個人來開會” “我不管你在幹麻” “放下手邊工作開會就是了” 有可能剛好十個人都有空開會嗎? 如果他們在想重要的事呢? 或者在做重要的事呢? 突然間你就叫他們停下手邊工作 改做其他事 被叫到會議室,坐下來 討論無關緊要的事 開會是行不通的 開會通常都是要討論之後做的事

不只如此,會議還會繁殖 一個會開完再衍生出另一個會議 然後沒完沒了 而且開會的人多 對公司成本來說是個損失 我們通常覺得一小時的會議就是一小時 但這是錯的,因為會議不只有一個人 如果有十個人去開會,加起來就十小時了,而非一小時 十小時的生產力就這樣沒了 就為這一小時的會議 而開會本來就可以兩三個人用幾分鐘時間 就能完成的 取而代之的是又臭又長的會 因為會議安排就像軟體一樣 以15、30、60分增加 你不會跟Outlook開八小時的會吧 根本不可能 大概就以15、30、45、60分鐘 我們會將這些時間填滿 但其實事情很快就能解決

所以經理和會議是現今公司的兩大問題 特別是在辦公室裡 他們不存在於辦公室外 所以我有個建議 可以解決這問題 經理們可以– 希望是理智的經理– 他們可以替員工創造好一點的工作環境 成為他們工作的第一選擇 讓員工說 “我想把工作做好時,我會進辦公室” 因為辦公室設備充足 需要用到的東西都有了 可是他們還不這麼想,要怎麼改變呢? 我有三個建議,與各位分享 大概還剩三分鐘,很剛好

大家都聽過”週五便服日”吧 不曉得還有沒有公司採用 那各位覺得”無言星期四”如何? 就這樣好了 隨便挑一個月裡的星期四 再簡單一點,那個星期四下午就好 就那星期四的下午 假設就第一個週四的下午 大家在辦公室都不要講話 完全靜默 你會發現 完成的工作量有多驚人 因為沒有人聊天講話 要真的把事情做好 就不能有人隨時來煩、叨擾 當你可以給人四小時不受打擾的上班時間 會是最好的禮物 比電腦還棒 比新的螢幕、新的軟體還好 總之比什麼都好 給他們安靜的四小時上班時間 會是十分寶貴的 試過就知道 然後,或許可以多增加點安靜時間 也許是每兩週、 或每週、一週一次 整個下午都不講話 你會發現這真的很有效

你可以試的另一件事 就是將主動的 通訊與合作 像是面對面、 拍肩、打招呼、開會等等 改為被動的通訊 像是email或即時通 這些合作通訊工具之類的 有人可能會覺得email很煩 即時通很煩 還有其他雜七雜八很煩的東西 但這些東西都可以自己決定什麼時候做 你可以關掉email,但你關不掉老闆 你可以關掉即時通 但你躲不了你的上司 你可以把東西收起來 等到行程空出來、有時間了 再做這些事 因為工作,如睡覺,都是階段式的 所以,進辦公室先開始專心工作 把工作完成之後 再收發email、開個即時通 因為很少有事情是緊急到 需要馬上得到回覆的 如果你的經理 開始鼓勵員工多用即時通或email 讓另一個人可以先專心作手邊的事 等到有時間在回覆你

我的最後一個建議是 如果你正巧有個會議要開 而你權力夠大 就取消這場會議吧 今天是週五,那就把下星期一的會議 取消吧 我不是說調時間 而是直接從記憶刪除 你發現事情還是一切安好 這些你本來計畫週一早上九點 要做的決定、討論 就忘掉吧,事情一樣會好好的 讓員工有個自由的早晨,可以思考 你會發現你本來打算做的事 根本沒這個必要

以上就是我的三個小建議 讓各位想想 我希望我所分享的一些點子 足夠煽動 能讓經理、老闆、 頂頭上司、主管等等 試著稍微放手 給員工多一點空間來完成工作 我想最終會是值得的

Posted by 雲爸 at 痞客邦 PIXNET Guestbook(0) 人氣()